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La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) estableció el calendario para la presentación de nómina electrónica en 2025 por parte de las empresas en Colombia. En el presente artículo abordaremos y explicaremos aspectos de importancia relacionados con la nómina electrónica. En Sinergy & Lowells te contamos.
¿Qué es la nómina electrónica?
La nómina electrónica es una herramienta digital que permite la elaboración, registro y posterior transmisión de la información relacionada con los pagos y prestaciones laborales de los empleados, cumpliendo con los requisitos establecidos por la DIAN.
Nómina electrónica 2025: ¿Qué información debe contener la nómina electrónica?
La nómina electrónica debe contener una serie de datos establecidos por la DIAN en el Artículo 5 de la Resolución 000013 de 2021:
Artículo 5. "Información y contenido del documento soporte de pago de nómina electrónica: El documento soporte de pago de nómina electrónica deberá contener como mínimo la siguiente información:
1. Estar denominado expresamente como documento soporte de pago de nómina electrónica.
2. Apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria - NIT del sujeto de que trata el artículo 4 de esta resolución.
3. Apellidos y nombre(s) y Número de Identificación del beneficiario del pago.
4. El código único de documento soporte de pago de nómina electrónica- CUNE.
5. Llevar un número que corresponda a un sistema interno de numeración consecutiva, asignado por el sujeto de que trata el artículo 4 de esta resolución.
¿Quiénes están obligados a presentar nómina electrónica?
Según lo establecido en la Resolución 000042 del 5 de mayo de 2020, están obligadas a emitir nómina electrónica todas las empresas que cuenten con uno o más empleados y aquellos contribuyentes que cuenten con una vinculación laboral que se encuentre regulada por el Código Sustantivo del Trabajo (CST), ya sea perteneciente al sector público o privado.
¿Cuál es el plazo para presentar la nómina electrónica?
Por medio de las Resoluciones 000013 del 11 de febrero de 2021, este documento debe ser enviado a la DIAN en los primeros diez (10) días hábiles del mes, de lunes a viernes y sin contar festivos. Es importante tener en cuenta que la nómina electrónica se envía a mes vencido.
Estas son las fechas a tener en cuenta para la presentación de nómina electrónica en 2025:
Sanciones por no presentar la nómina electrónica o hacerlo fuera de los plazos establecidos
La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) considera la no presentación, presentación tardía o con errores de la nómina electrónica como un incumplimiento de las obligaciones tributarias, lo cual puede acarrear las siguientes sanciones, según lo establecido en el Artículo 651 del Estatuto Tributario (ET):
“Las personas y entidades obligadas a suministrar información tributaria así como aquellas a quienes se les haya solicitado informaciones o pruebas, que no la suministren, que no la suministren dentro del plazo establecido para ello o cuyo contenido presente errores o no corresponda a lo solicitado, incurrirán en la siguiente sanción.·
1. Una multa que no supere siete mil quinientas (7.500) UVT, la cual será fijada teniendo en cuenta los siguientes criterios:
a) El uno por ciento (1%) de las sumas respecto de las cuales no se suministró la información exigida;
b) El cero coma siete por ciento (0,7%) de las sumas respecto de las cuales se suministró en forma errónea;
c) El cero coma cinco por ciento (0,5%) de las sumas respecto de las cuales se suministró de forma extemporánea;
d) Cuando no sea posible establecer la base para tasar la sanción o la información no tuviere cuantía, la sanción será de cero coma cinco (0,5) UVT por cada dato no suministrado o incorrecto la cual no podrá exceder siete mil quinientas (7.500) UVT”.
Contar con un software de nómina no solo es una ventaja competitiva, sino también una necesidad para cumplir con la normatividad establecida por la DIAN y mejorar la eficiencia empresarial.
El software de nómina permite automatizar cálculos, reducir errores en retenciones, prestaciones y seguridad social; garantizando que la información reportada a la DIAN sea precisa y cumpla con los estándares requeridos. Con la digitalización obligatoria, las empresas deben asegurar la correcta validación y transmisión de los documentos electrónicos, algo que un sistema moderno facilita al integrarse directamente con las plataformas gubernamentales.
Además de garantizar el cumplimiento normativo, la implementación de un software de nómina actualizado optimiza costos operativos. La automatización reduce la carga administrativa, minimiza los riesgos de sanciones por inconsistencias y mejora la seguridad de la información.
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