.png)
La nómina electrónica es un sistema implementado por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) que tiene como objetivo digitalizar y estandarizar la información relacionada con el pago de salarios y demás conceptos laborales. Fue implementada dentro del sistema de facturación electrónica, a través de la Resolución 000013 del 11 de febrero de 2021 y permite a las empresas reportar de manera electrónica todas las novedades y pagos realizados a sus empleados.
En el presente artículo abordaremos y explicaremos todo lo relacionado con la nómina electrónica. En Sinergy & Lowells te contamos.
Nómina electrónica
Características
La nómina electrónica se caracteriza por varios aspectos que facilitan su implementación y aseguran su funcionalidad. A continuación, se detallan las principales características.
Digitalización y estándares técnicos
Formato XML: La nómina electrónica debe ser generada en un formato XML estandarizado, el cual facilita la interoperabilidad y el procesamiento automático de la información.
Especificaciones técnicas: La DIAN establece las especificaciones técnicas que deben cumplir los documentos de nómina electrónica, incluyendo datos de carácter obligatorio y opcionales.
¿Qué debe contener la nómina electrónica?
Información del empleador y el empleado: Debe incluir datos precisos del empleador (razón social, NIT, etc.) y del empleado (nombre, identificación, cargo, etc.)
Detalles de pagos y deducciones: Incluye todos los conceptos salariales y no salariales, tales como salario básico, horas extras, bonificaciones, comisiones, deducciones por seguridad social, impuestos, entre otros.
Validación y aprobación
Validación previa: Los documentos de nómina electrónica deben ser validados por la DIAN antes de ser considerados como válidos, este proceso incluye la verificación de su formato y contenido.
Aprobación y acuse de recibido: Una vez validados, la DIAN emite un acuse de recibo que confirma la recepción y validación del documento.
Seguridad y autenticidad
Firma electrónica: Los documentos deben estar firmados electrónicamente para asegurar su autenticidad e integridad.
Almacenamiento seguro: En este sentido, el Artículo 632 del Estatuto Tributario establece lo siguiente: “Para efectos del control de impuestos, las personas o entidades, contribuyentes o no contribuyentes de los mismos, deberán conservar por un período mínimo de cinco (5) años, contados a partir del 1 de enero del año siguiente al de su elaboración, expedición o recibo, los respectivos documentos, informaciones y pruebas, que deberán ponerse a disposición de la Dian, cuando esta así esta lo requiera”.
¿Quiénes deben presentar nómina electrónica?
De acuerdo con la Resolución 000037 del 5 de mayo de 2021, están en la obligación de generar y emitir el documento soporte de pago de nómina electrónica, todas las empresas (que cuenten con uno o más empleados) y los contribuyentes que cuenten con una vinculación laboral.
Fechas para emitir información de nómina electrónica en 2024
Es importante mencionar que la nómina electrónica debe presentarse ante la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) mensualmente y dentro de los primeros 10 días hábiles del mes siguiente al periodo de pago o abono en cuenta correspondiente. A continuación, se detallan las fechas límite para el 2024.
Cabe resaltar que la nómina electrónica correspondiente al mes de diciembre de 2024, deberá ser enviada durante los 10 primeros días hábiles de enero de 2025.
Sanciones por no emitir nómina electrónica
Los empleadores que no cumplan con la obligación de emitir nómina electrónica en Colombia se exponen a diversas sanciones y multas impuestas por parte de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
A continuación, se detallan las principales sanciones:
Multas por no presentar o presentar tardíamente la nómina electrónica
Multa por no presentar nómina electrónica:
No presentar la nómina electrónica puede resultar en una multa equivalente al 5% de los pagos o abonos en cuenta que debieron reportarse en el documento de nómina electrónica.
Multa por presentación extemporánea:
Presentar la nómina electrónica fuera del plazo establecido puede resultar en una multa equivalente al 1% de los pagos o abonos en cuenta que debieron reportarse, por cada mes o fracción de mes de retraso, sin que exceda el 10% de dichos pagos o abonos en cuenta.
Multas por información errónea o incompleta
Multa por información errónea:
En los casos en que se presente información errónea en la nómina electrónica, la multa puede ser correspondiente al 4% del valor total de los pagos o abonos en cuenta que fueron afectados por el error, si no es corregida en los plazos establecidos.
Multa por información incompleta:
La omisión de información relevante en la nómina electrónica puede acarrear una multa del 1% del valor total de los pagos o abonos en cuenta que debieron incluirse.
Multas por corrección de información
Multa por corrección voluntaria:
Si la empresa corrige de manera voluntaria la información errónea antes de cualquier requerimiento por parte de la DIAN, la multa puede verse reducida al 10% del valor total de los pagos o abonos en cuenta afectados por el error.
Multa por corrección requerida:
Si la corrección se realiza después de un requerimiento de la DIAN, la multa puede ser equivalente al 20% del valor total de los pagos o abonos en cuenta afectados por el error.
Suspensión de la habilitación para facturar
La DIAN puede suspender la habilitación para facturar de manera electrónica, a aquellos empleadores que incumplan reiteradamente con la obligación de presentar nómina electrónica.
Implicaciones adicionales
Fiscalización aumentada:
El incumplimiento de la presentación de nómina electrónica puede llevar a una mayor fiscalización y auditorías por parte de la DIAN.
Responsabilidad legal:
Los responsables de la empresa pueden presentar responsabilidades adicionales bajo las leyes tributarias y laborales.
En el contexto actual de la gestión empresarial y fiscal en Colombia, la implementación de la nómina electrónica está representando un avance significativo. Este proceso implica la generación, envío y almacenamiento digital de los documentos que están relacionados con los pagos de salarios y prestaciones sociales de los empleados. Es por esta razón que organizaciones de diversos sectores, han optado por externalizar estos procesos, delegando la responsabilidad de manejar y procesar la nómina a aliados estratégicos de cada organización para que ellos lo emitan a la entidad competente, es decir la DIAN.
Sinergy & Lowells: Más de 20 años liderando procesos de nómina en Colombia y Ecuador.
תגובות