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Conozca en qué consiste el Documento Soporte de Nómina Electrónica y qué factores deben tener en cuenta las empresas para cumplir con los requisitos que impone la DIAN.
Nómina electrónica
DIAN
El documento soporte de nómina electrónica es fundamental en el ámbito empresarial, principalmente se deriva de los pagos o abonos que se desprenden de una relación laboral, de pensiones, legal y reglamentaria. Según la DIAN, las personas o empresas obligadas, son aquellos contribuyentes que realizan pagos o abonos teniendo en cuenta que procede de una vinculación por pagos.
Freddy Medina experto en nómina de la compañía Sinergy & Lowells explica con respecto a las resoluciones de ley:
“La DIAN pide entregar un documento soporte de nómina electrónica por cada uno de los beneficiarios de los pagos realizados por una empresa. Es decir, si una empresa tiene 50 trabajadores se deben presentar 50 documentos soporte”.
Documento soporte
El documento soporte debe contener información sobre los pagos a las personas que prestan sus servicios a la empresa, impuestos y seguridad social. Por otra parte, toda persona natural o jurídica que desee deducir los costos de su nómina en la declaración de renta, están en obligación de presentarla electrónicamente. De la misma manera es importante incluir lo que dice el oficio 900734 de la DIAN; el cual informa que se deben tener en cuenta los pagos vinculados a la relación laboral tales como: alimentos, hospedaje y dotación. Esto con el fin de ser incorporado en los impuestos de renta e impuestos descontables.
Régimen Simple de Tributación (RST)
En este orden de ideas solo quienes pertenezcan al régimen simple están exceptuados de esta obligación, no obstante las personas que no hacen parte de este régimen deben cumplir con los documentos de manera mensualizada.
La DIAN manifiesta que:
“el régimen simple es un sistema que favorece al empresario y emprendedor generando un ahorro a la hora de pagar los impuestos de manera unificada, brindando tarifas bajas las cuales se liquidan según el nivel de ingresos y al que pueden acceder de forma voluntaria”
Validación DIAN
Para que el documento soporte de nómina electrónica sea válido por la DIAN debe contener: NIT, razón social y documentos de identificación de la persona que realiza el pago. Según las fechas establecidas por la DIAN para enviar los documentos pertinentes sobre el soporte de nómina son dependiendo el tamaño de la empresa:
Empresas con más de 250 trabajadores inician en septiembre y deben realizar un reporte en octubre
Empresas con 11 a 100 empleados: Reporte en noviembre.
Empresas con 1 a 10 empleados: Reporte entre diciembre y mayo.
Fredy Medina afirma: “el artículo 62 de la ley 4 de 1913 establece que las entidades en sus regulaciones establecen plazos y no determinan si son días hábiles en su calendario; se entenderá siempre que son 10 días hábiles para la presentación de la nómina electrónica”. Es muy importante resaltar que los contratos de aprendizaje tanto en fase lectiva como práctica deben ser reportados. La DIAN en su oficio 912416 de octubre 6 de 2021 hace referencia a las prestaciones sociales consolidadas a diciembre 31 y deben estar registradas en el Documento Soporte de Nómina Electrónica.
Nómina electrónica: Sanciones de la DIAN
De igual manera, las multas y sanciones que puede recibir una empresa se genera por realizar retrasos en los tiempos establecidos por la DIAN para presentar el documento soporte de nómina electrónica. Las sanciones son las siguientes:
5% del total de la nómina si no presenta ninguna información
4% si suministra información errónea y no la corrige dentro de los plazos establecidos
3% si entrega la información posteriormente al tiempo establecido
¿Cómo prevenir las sanciones de la nómina electrónica?
A raíz de las múltiples sanciones impuestas por la DIAN durante los últimos meses con respecto a la falta de precisión al momento de presentar los documentos correspondientes a la nómina electrónica, muchas empresas han delegado yo simplificado este procesos con múltiples alternativas, como es el caso de sistemas especializados a la nómina electrónica, sistemas los cuales se integran y/o servicios de consultoría, etc. Estas alternativas surgen a raíz de lo complejo que puede resultar estas exigencias por la DIAN y por el temor a sus posibles sanciones. Una buena alternativa para llevar un óptimo cumplimiento y evitar sanciones es un software de nómina:
Software de nómina
Un sistema especializado en nómina le permite a las organizaciones dinamizar la realización de archivos de nómina electrónica por empleado, con el fin de simplificar el reporte de la nómina mediante los operadores a la DIAN y así evitar posibles sanciones, teniendo el respaldo de un sistema especializado y actualizado conforme el marco normativo vigente.
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