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La liquidación de un contrato laboral es el proceso mediante el cual se realiza el cálculo y pago de las obligaciones económicas que la empresa tiene con un trabajador al finalizar su relación laboral.
En el presente artículo abordaremos y explicaremos los aspectos más relevantes de la liquidación de un contrato laboral. En Sinergy & Lowells te contamos.
¿Qué se liquida en un contrato de trabajo?
Al finalizar un contrato de trabajo, se deben liquidar los siguientes conceptos:
Salario pendiente
El salario correspondiente a los días trabajados en el último periodo antes de la terminación del contrato.
Prestaciones sociales
Cesantías:
Corresponde a un mes de salario por cada año trabajado o proporcional, en los casos de que el tiempo sea menor.
Interés sobre cesantías:
Equivale a un 12% anual sobre el valor acumulado de las cesantías.
Prima de servicios:
Es el equivalente a 30 días de salario por cada año trabajado, pagada en dos mitades (junio y diciembre), o proporcional si el tiempo es menor.
Vacaciones:
Equivalente a 15 días de salario por cada año trabajado, o proporcional si el tiempo trabajado es menor.
Aportes a seguridad social
Aunque no forma parte directa de la liquidación económica que se entrega al trabajador, la seguridad social también es un componente importante que debe considerarse al finalizar un contrato de trabajo. Es esencial que tanto el empleador como el trabajador cumplan con las obligaciones relacionadas con la seguridad social hasta el último día de trabajo.
Aquí se incluyen conceptos como:
Salud:
El empleador debe haber realizado los aportes correspondientes al sistema de salud, tanto la parte que le corresponde como empleador como la parte que corresponde al trabajador, hasta el último día trabajado.
Pensión:
Los aportes al sistema de pensiones incluyen la contribución del empleador y la del trabajador.
Riesgos laborales:
Los aportes al sistema de riesgos laborales deben estar cubiertos hasta el último día en que el trabajador preste sus servicios.
Último pago de aportes
El empleador está obligado a realizar el pago de los aportes a la seguridad social correspondientes al último mes de trabajo del empleado. Esto incluye el proporcional de salud, pensión y riesgos laborales.
Certificación de aportes:
Al terminar la relación laboral, el empleador debe entregar al trabajador un certificado de los aportes realizados a la seguridad social, lo cual asegura que el empleado tiene cubierto su tiempo de servicio en estos sistemas.
Estos aportes no se liquidan en términos de un pago directo al trabajador, sino que son obligaciones que se deben haber cumplido durante toda la relación laboral y que deben estar al día al momento en que se haga efectiva la terminación del contrato.
Parafiscales
Los parafiscales son contribuciones obligatorias que los empleadores deben realizar para financiar ciertos beneficios sociales y que se relacionan con el bienestar de los trabajadores. No se liquidan directamente al finalizar un contrato de trabajo, pero los empleadores deben asegurarse de que los pagos estén al día.
Aquí se incluyen aportes a caja de compensación familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar (ICBF) y Servicio Nacional de Aprendizaje (SENA)
Indemnizaciones
Este concepto debe ser liquidado en el contrato de trabajo únicamente en los siguientes casos:
-Despido del trabajador sin justa causa.
-Renuncia con causa imputable al empleador.
-Incumplimiento de las obligaciones contractuales por parte del empleador.
Estas indemnizaciones varían según el tipo de contrato y el salario devengado por cada trabajador.
Pagos adicionales
Bonificaciones:
Cualquier bonificación pendiente que no haya sido pagada.
Comisiones:
Pagos por comisiones generadas antes de la terminación del contrato.
Horas extra:
Pagos por horas extras trabajadas y no pagadas.
¿Qué tipos de contratos se pueden liquidar?
En el contexto de la liquidación de un contrato laboral, los tipos de contratos que se pueden liquidar son aquellos que generan derechos laborales para el trabajador. Los contratos laborales que pueden ser liquidados son:
Contrato a término fijo:
Aplica al finalizar el contrato de trabajo en la fecha pactada o si se termina de manera anticipada.
Contrato a término indefinido:
Aplica cuando el contrato de trabajo termina ya sea por decisión del empleador o del trabajador, o por mutuo acuerdo.
Contrato por obra o labor:
Se realiza cuando se concluye la obra o labor específica para la que fue contratado el trabajador.
Contrato de aprendizaje:
Aunque no es un contrato laboral tradicional y no genera prestaciones sociales como cesantías o vacaciones, al finalizar el contrato de aprendizaje, se liquida el apoyo de sostenimiento pendiente hasta la fecha de finalización.
Contrato de trabajo temporal (ocasional o transitorio)
Este tipo de contrato que se utiliza para trabajos ocasionales o transitorios con una duración máxima de un mes, también se liquida con los conceptos correspondientes al tiempo trabajado.
¿Qué ocurre si se liquida un contrato laboral incorrectamente?
Al liquidar un contrato laboral de manera incorrecta, pueden surgir diferentes consecuencias legales, financieras y administrativas para el empleador. Algunas de las implicaciones principales son:
Reclamaciones por parte del trabajador
Demandas laborales:
El trabajador puede presentar una demanda ante las autoridades laborales para reclamar los montos no pagados correctamente, como prestaciones sociales, indemnizaciones o cualquier otro concepto que no haya sido liquidado adecuadamente.
Reclamaciones administrativas:
El trabajador también puede acudir al Ministerio de Trabajo para interponer su queja o solicitar la intervención de la entidad en su caso.
Sanciones y multas
Multa por incumplimiento:
Las autoridades laborales pueden imponer multas al empleador por no cumplir con sus obligaciones legales. Las sanciones varían según la gravedad del incumplimiento y el tamaño de la empresa.
Intereses moratorios:
Si se realiza un pago tardío o incorrecto de las prestaciones sociales, el empleador puede verse obligado a pagar intereses moratorios sobre los montos adeudados.
Costos adicionales
Gastos legales:
Si el caso llega a un litigio, la empresa podría incurrir en gastos legales significativos, incluyendo honorarios de abogados y costos judiciales.
Pago de lo adeudado:
Además de los montos inicialmente no pagados, la empresa podría asumir pagos adicionales por concepto de intereses, indemnizaciones por daños y perjuicios y cualquier otra compensación que sea ordenada por un juez.
Obligación de corregir la liquidación
Liquidación complementaria:
Si se detecta el error, el empleado está obligado a realizar una liquidación complementaria para corregir los montos faltantes y pagar cualquier diferencia al trabajador.
Reajuste de prestaciones:
Esto puede incluir recalcular las prestaciones sociales y cualquier otro concepto que haya sido mal liquidado.
Posible intervención del Ministerio de Trabajo
Si el Ministerio de trabajo recibe una queja, puede realizar una investigación o una auditoría de la empresa para verificar el cumplimiento de las obligaciones laborales, lo que podría llevar a sanciones adicionales.
Liquidar incorrectamente un contrato laboral puede tener graves repercusiones legales y financieras para el empleador, por lo que es crucial contar con un software de nómina de última tecnología que esté actualizado respecto a las normativas laborales en Colombia, para que las empresas realicen este proceso con precisión y cumplan con todas las obligaciones legales para evitar conflictos y sanciones.
Sinergy & Lowells: Más de 20 años liderando procesos de nómina en Colombia y Ecuador.
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