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Conoce qué es el certificado de ingresos y retenciones y cuál es su importancia. En el presente artículo abordaremos y explicaremos los aspectos relacionados con este documento. En Sinergy & Lowells te contamos.
¿Qué es el certificado de ingresos y retenciones y para qué sirve?
El certificado de ingresos y retenciones es un documento emitido por el empleador, que tiene como propósito detallar los ingresos obtenidos por un trabajador durante un periodo de tiempo determinado (generalmente un año) y las retenciones que se le han realizado por conceptos fiscales como en el caso del impuesto a la renta y otros impuestos aplicables.
¿Qué debe contener el certificado retenciones?
Generalmente, este certificado debe ser presentado a través del formulario 220 expedido por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) y debe contener los datos del empleado, así como los del empleador.
Datos del empleador
Nombre o razón social, número de identificación fiscal, dirección y teléfono.
Datos del empleado
Nombre, número de identificación y puesto o cargo que desempeña.
Ingresos totales
El salario o sueldo devengado por el trabajador durante el año o periodo de tiempo determinado.
Descuentos por retenciones
El monto total de los impuestos y otras deducciones efectuadas sobre los ingresos, como impuesto sobre la renta, seguridad social, aportes a pensiones, entre otros.
Total neto recibido
El salario neto que finalmente recibe el trabajador después de que se le apliquen las deducciones.
Información adicional
En algunos casos, puede incluir información relacionada con ingresos no constitutivos de renta, es decir, aquellos pagos que no se consideran parte de la base gravable para el cálculo del impuesto.
¿Cuándo debe emitirse este certificado?
Este certificado debe ser emitido al final del año fiscal (31 de diciembre) o a solicitud del trabajador en cualquier momento. Generalmente, se entrega a más tardar en el mes de febrero del año siguiente, con el objetivo de que el empleado pueda presentar su declaración de renta dentro de los plazos establecidos por la DIAN (que generalmente corresponden a los meses de agosto y octubre).
Importancia del certificado de ingresos y retenciones para los trabajadores
Declaración de renta
El trabajador lo utiliza para cumplir con su obligación de presentar la declaración de renta ante la DIAN, ya que este certificado contiene los ingresos y las retenciones que se le realizaron durante el año fiscal.
Si el monto de las retenciones supera el impuesto que realmente le corresponde pagar, puede obtener una devolución.
Verificación de ingresos y retenciones
Sirve para verificar que las retenciones realizadas por el empleador hayan sido correctas. En caso de que el empleador considere que se le hicieron retenciones incorrectas, puede tomar decisiones ante la DIAN.
Prueba de ingresos
Este certificado también puede ser utilizado como prueba de los ingresos recibidos en procesos como solicitudes de crédito, préstamos, trámites migratorios o pensionales.
¿Es obligatorio para los empleados emitir este certificado?
La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) establece la obligación de emitir este certificado tanto para las personas naturales como jurídicas que hayan tenido ingresos durante el año fiscal. La no emisión de este documento puede resultar en sanciones para el empleador.
Consideraciones adicionales
Si el trabajador es una persona natural que realiza actividades independientes o es contratista, también puede recibir este certificado por parte de quien le pague por su labor realizada, ya sea una empresa o una persona.
Contar con un software de nómina de última tecnología tiene una gran relación con la correcta emisión de los certificados de ingresos y retenciones y con el cumplimiento general de las regulaciones fiscales y laborales. Este tipo de software automatiza y optimiza el proceso de administración de nómina, lo que no solo facilita la elaboración de los certificados, sino que también asegura que todo el proceso sea preciso, diferente, eficiente y conforme a la normativa vigente
Un sistema de nómina avanzado realiza cálculos exactos de los ingresos y las retenciones de los trabajadores reduciendo la posibilidad de errores humanos. Este aspecto es crucial, ya que en los certificados de ingresos y retenciones se debe reflejar con exactitud tanto los ingresos como las deducciones fiscales y de seguridad social.
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