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El control de nómina es una de las tareas más importantes y a la vez una de las más complejas al interior de una organización. Esta gestión involucra aspectos de suma importancia como es el pago a empleados, la gestión de novedades, la correcta administración de beneficios legales y extralegales; y el cumplimiento legal y normativo, con el fin no solo de prever sanciones legales y económicas, sino también con el objetivo de que las organizaciones optimicen sus procesos de nómina, la eficiencia operativa y fortalezcan las relaciones laborales con los empleados. Es por ello, que en Sinergy & Lowells te compartimos una serie de herramientas y prácticas que le han permitido a las empresas optimizar sus procesos de nómina.
¿Cómo llevar un buen control de nómina?
Legislación laboral
Para llevar un óptimo control de nómina es importante comprender y cumplir con todas las normativas laborales y fiscales vigentes en Colombia, las cuales deben cumplirse rigurosamente para evitar multas y sanciones de diferente tipo. Esto incluye:
Salario mínimo
Es el salario que se le paga a los empleados, a partir de lo establecido por el Gobierno Nacional a inicios de cada año.
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Prestaciones sociales
Las empresas en Colombia deben garantizar el pago de prestaciones sociales como: Primas de servicios, cesantías, vacaciones y otros beneficios.
Seguridad social
Las empresas deben garantizar que tanto el empleado como el empleador realicen los respectivos aportes al sistema de salud, pensión y riesgos laborales (ARL).
Parafiscales
Cada empresa debe realizar un respectivo aporte obligatorio a entidades como el Servicio Nacional de Aprendizaje (SENA), al Instituto Colombiano de Bienestar Familiar (ICBF) y a las cajas de compensación familiar.
Control de acceso
Es importante llevar un registro de las horas trabajadas por cada empleado, esto incluye conceptos como horas ordinarias de trabajo y horas extras. Para optimizar este proceso se pueden implementar las siguientes herramienta:
Sistema de control de acceso
Esta solución cuenta con la posibilidad de realizar una integración con un sistema de nómina especializado por medio de relojes biométricos, aplicaciones móviles o plataformas en línea, permitiéndole a las organizaciones reducir tiempos a la hora de subir este tipo de información.
Pagos puntuales
Los pagos a destiempo no solo afecta la moral y el bienestar de los empleados, sino que también puede acarrear consecuencias legales y financieras. Para asegurar la puntualidad es importante:
Establecer fechas claras de pago: Es importante definir fechas fijas para el pago de salarios, asegurando que estos sean realizados dentro de los plazos establecidos.
Verificar detalles antes de realizar los pagos: Es importante revisar los cálculos de salarios, deducciones y prestaciones, con el fin de evitar errores que puedan desencadenar problemas con los empleados o entidades legales.
En muchas ocasiones la gestión de nómina resulta ser una carga administrativa para muchas organizaciones, lo cual los lleva a simplificar sus procesos por medio del outsourcing de nómina. Las empresas prestadoras de este servicio se encargan de administrar todas las tareas ligadas a la nómina como: cálculo y pago de salarios, cumplimiento legal y gestión de beneficios y prestaciones sociales.
El outsourcing de nómina le permite a las organizaciones centrarse en las actividades de negocio, aumentando su productividad, reduciendo costos y errores.
De igual manera, es importante que la entidad prestadora del servicio de tercerización de nómina cuente con un sistema de nómina 100% parametrizable, con la funcionalidad de generar cálculos exactos y precisos; dispuesto adaptarse a las necesidades de la empresa cliente.
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